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ファシリテーションは世界を救う?ステキな社内の作り方

こんにちは。組織づくりファシリテーターの北村正貴です。
タイトルにある「ファシリテーションは世界を救う」を本気で思っているファシリテーターの一人です。

この記事ではファシリテーションが持つ素晴らしさやそれを社内などの組織活動に活かせたときどう変化が起こり、良い方向に向かえるかをお伝えします。

ファシリテーションの役割とは

ファシリテーションとは会議やワークショップ等の場で、参加者がより良い解決策を生み出す雰囲気をつくるスキルを言います。語源の「ファシル」から“容易にする”“促進する”の意味を持ち、話しやすくする、理解しやすくする、考えやすくする等「〇〇しやすくする」ことを言い、その人をファシリテーターと言います。

勘違いされやすいのが「進行する人=司会=ファシリテーター」ではありません。意見を言い合う場で参加者一人ひとりが持っている思い(=パズルピース)をどのようにしてくっつけていこうか、離していこうか、はたまた新しいパズルピースをつくろうか…と参加者と対話して組み立てていく人です。

ファシリテーションは相手の発言を引き出し、アイデアにつなげ、最適なものに落とし込み、合意形成を支援します。いわば組織活動におけるサポーターですね。基本スタンスは、場や人の雰囲気を観察すること、発言を聴くことです。

私が聴くうえで意識していることは3つです。

①事実、根拠、意見を区別する
 参加者の発言がどんな事実からきているのか、個人的なものなのか誰かのための発言なのか
 を整理するよう働きかけます

②抽象を掘り下げる
 人の発言には省略されている部分多くあり、それは抽象的になりやすいです。
 この表現の解像度を上げていくため、具体的に問いかけて抽象と具体を行ったり来たりします

③気づきを与え理解を促進する
 立場で異なる発言をするのはつきものですが中立の立場で理解し
 どちらの視点もひとつの思いという認識で向き合います

これらを何気ない会話の中でできる人(=ファシリテーター)が社内に増えることで、チームワークが強くなります。

チームワークを高めるには?

働き方が見直されている今の世の中では企業や職場のチームワークが重要視されています。チームワークの乏しいチームは前進することが難しいですからね。

チームワークを強めることでポジティブな雰囲気がつくられ、生産性が上がる、売り上げに繋がる等さまざまな効果が出てきます。着目してほしいのは社内にサポート関係が作られることでメンバー一人ひとりの解決能力が高まるということ。

チームワークの強いチームに共通しているのは5つです。

  1. ビジョンを共有できる
  2. 明確な目標を設定できる
  3. 情報を可視化できる
  4. 意見や評価などフィードバックをもらうことができる
  5. 新たなアイデアを生み出すことができる

これらが日常的にできるチームは成長できる雰囲気に身を置けることから、メンバーのやる気を引き出すことができたり、困ったことがあったとき協力できる関係(チームビルディング)ができたりします。

この雰囲気を目指すためにファシリテーションはチーム活動を円滑にする起爆剤となります。アニメのルパン三世やワンピースなどを拝見していても「ファシリテーションされてる!」って掛け合いがあったりよく見かけます。

会議におけるファシリテーション

ファシリテーションはメンバーの価値観や会社の理念を尊重しながらサポートをするため、組織運営にかかせないものです。特に意見を出し合う会議の場で有効なスキルです。

こんな会議ありませんか?

「意見を出してもらいたいのに何も出てこない」
「いつも同じ人が話している」
「脱線のしすぎで会議が進まない」
「時間が来たから終わったが何も決まっていない」

この悪循環を打ち破るには「なぜ会議を行うか?」の意義を考える必要があります。私はこの「なぜ?」を方向性を意思決定していくことと捉えています。しかし意思決定ができず上手く会議を進行できないと悩んでいる人も多いのも確かです。

会議が上手くいかないと思ってしまう理由の代表格は次のことが考えられます。

  1. 意見が出ない
  2. 自分の主張が多い
  3. 雰囲気に流される
  4. 感情的になってしまう

これらには心理的要因が潜んでおり、本質の議論をするための土台ができていないことに問題があります。有意義な会議をするには対話の促進が有効です。

まず他愛のない会話をし、相手の考え方や人となりを知り気持ちを通わせます。仕事を進めることばかりに意識がいってしまい、メンバーの感情は関係ない!と思ってしまうのは非常にもったいないです。仕事はチームプレイですからね。ケアし合える関係性を持つために世間話がもっとも有効です。世間話はあなどれませんよ。

次に対話です。そもそも「何のための会議か」を共有し、同じ目線に立って議論をしていきます。大切なのは立場ではなく相手の発言の背景にあるものを理解するように歩み寄っていくことです。

有意義な会議の進め方

私がファシリテーターとして場に携わる際、対話を促進するため参加者が自発的に意見を出せる場づくりを心掛けています。場を仕切るのではなく少し離れてみて客観性を保つイメージです。

例えば商品開発会議において、「自社の事例ばかりだなぁ」となったら、市場全体を分析するなど全体像に気づいてもらう違う視点を入れられる働きかけをします。では有意義な会議をどのように運営するか。ポイントは3つです。

  1. 会議のゴールを決める
  2. ゴールに向かうための課題や障害を事前にクリアする
  3. 会議のゴールを事前に共有する

会議のゴールを決めるには現状から背伸びしすぎる夢物語ばかりでは進むものも進みませんよね。まずは手の届く範囲のゴールを具体的に定めることです。そしてそのゴールに向かうためのステップを準備してコツコツ取り組んでいく。

誰が、いつまでに、何を、どこまでするかを共通理解することが望ましいです。

会議の時間は限られています。中身によっては30分、重要なものは2時間以上や何日にも渡ったりします。同じ議題であっても部署が変われば捉え方も変わるため見えている課題や障害をクリアすることが必要です。社内全部署が参加する会議であれば事前に各部署から案を収集し、それらを資料にまとめ事前に共有しておくことでロスのない有意義な議論をすることができます。

会議には、大きく分けて「コミュニケーションを促す会議」「議論する会議」「意思決定する会議」の3つがあります。

この中でも「議論する会議」「意思決定する会議」では事前に議題を共有しておくことで、報告のみの会議や参加者が心ここにあらずの会議などの「名ばかり会議」を避けることができます。

配布資料を事前共有することで会議がゴールを目指す場所になり、時間を有意義に使える実りある会議につながります。

対話って何の役に立ちますか?

対話はあくまでも課題解決に向けた手法のひとつです。一般的に課題とは理想と現実のギャップを示します。そして解決するは、このギャップを埋めることです。個人や組織のギャップを埋めることが事業活動の促進(=解決)に向けた行動になります。

対話は誰がどうするかで解決へのつながり方が変わります。

当事者であれば解決を目指す考えや行動が生まれますが、非当事者からしたら課題といってもよその課題です。そのため時間をかけて対話をしても直接的な解決は難しいと言えます。課題解決を目指した対話は本人やそれ以外の人が具体的なアクションまで起こすようにならなければ変容は薄いものになってしまいます。

ですが当事者を非当事者がサポートする関係性のある対話は「耳を傾けてくれた」「一緒に考えてくれた」と直接的な課題解決に至らなくても、当事者に変化を起こすことができます。

仮に社内全体で社員の思いを共有できていたらどうでしょうか。

「この社員はこんなこと思ってたのかぁ」
「自分の考えを持った人だったんだなぁ」

など、これまで気づかなかったその人の側面を知ることができます。そのため社員は自分の仕事の意義や力を実感できる空気が生まれ、会社としてできることが確実に増えていきます。

対話で生まれる気づきはチームのレベルアップにもつながります。 対話は隠れた課題の起因するものを表に出し、対話を重ねることで人や組織、社会の課題を解決に導く可能性を秘めています。

まとめ

冒頭でファシリテーションは「〇〇しやすくする」と書きましたが、実は誰もが持ってはいるけど活かせていないスキルなのかもしれません。「〇〇しやすくする」は防災や福祉の機能にある助け合いの精神と同じで、持つことで社内の雰囲気を変えることができます。

そこを目指すために社員一人ひとりの行動を変容させていくことが組織活動では求められています。

あなたはどんな会社で仕事がしたいですか?
どんな社会で暮らしていきたいですか?

この記事を書いた人
北村 正貴

1985年群馬県桐生市生まれ、沖縄県糸満市在住、ファシリテーター。2013年より地域おこし協力隊として単身沖縄へ。糸満市内で地域コミュニティの再生や集落の自立的発展を目指し活動。2015年、沖縄、ふるさと百選(集落部門)受賞。2018年に北村ファシリテーション事務所を設立。「多様な人が集う場を対話のできる場に」をテーマに行政、コミュニティ組織(自治会/町内会/まちづくり協議会等)、NPO団体、市民団体、企業など社会課題の解決と新しい価値の創造に取り組む多様な主体のコンサルティング支援を行う。

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北村ファシリテーション事務所